L'ufficiale dello stato civile è un pubblico funzionario ed è competente per la documentazione dello stato civile (nascita, decesso, matrimonio, unione domestica registrata), delle relazioni familiari (rapporto genitore-figlio) e della cittadinanza. Le registrazioni e gli atti di stato civile godono di una credibilità accresciuta conformemente all'articolo 9 del Codice civile svizzero.

Gli ufficiali dello stato civile inseriscono in una banca dati chiamata Infostar (Registro informatizzato dello stato civile) tutti gli eventi di stato civile che si verificano nella vita di una persona, dalla nascita alla morte. Anche lo stato personale - cognomi e nomi, cittadinanza, nazionalità - e le decisioni giudiziarie o amministrative, ad esempio in caso di divorzio, sono iscritte in questo registro nazionale secondo le disposizioni di applicazione del Codice civile svizzero. Gli ufficiali dello stato civile rilasciano, a richiesta e dietro versamento di un emolumento, gli estratti delle varie registrazioni.

Le loro attività principali possono essere così descritte:

nascite e filiazione

• iscrivere le nascite a partire dalle dichiarazioni degli ospedali, delle case della nascita o dei genitori, su presentazione dei documenti necessari;

• ricevere e trattare la dichiarazione di riconoscimento di un padre biologico, prima o dopo la nascita del figlio;

matrimoni

• ricevere le persone che desiderano sposarsi e consegnare loro la lista dei documenti necessari;
• condurre la procedura preparatoria del matrimonio. Al suo termine stabilire una data, un luogo e riservare la sala dei matrimoni;
• celebrare il matrimonio pubblicamente, in presenza di due testimoni maggiorenni;
• preparare e consegnare agli sposi, a richiesta, un certificato di famiglia e/o un atto di matrimonio;

unione domestica registrata

• ricevere i partner che desiderano costituire un'unione domestica registrata e consegnare loro la lista dei documenti necessari;
• condurre la procedura preliminare, redigere la dichiarazione dell'unione domestica e farla firmare ai partner;
• rilasciare, a richiesta, un certificato di unione domestica registrata;

dichiarazioni di cognomi e nomi

• osservare le disposizioni legali relative alla scelta del cognome;
• registrare le dichiarazioni concernenti il cognome, ad esempio dopo un divorzio;
• ascoltare e consigliare i genitori se l'attribuzione di un nome alla nascita nuoce manifestamente agli interessi del figlio, all'occorrenza rifiutare l'iscrizione di un tale nome;

decessi

• dare seguito ad una dichiarazione di morte formulata dagli ospedali, dalle case per anziani, dalla famiglia di un defunto o dagli altri obbligati alla notifica;

• iscrivere i decessi presso l'ufficio circondariale dello stato civile del luogo in cui si sono verificati;
• redigere e rilasciare gli atti corrispondenti;

• iscrivere le decisioni giudiziarie e amministrative dopo che le relative decisioni sono state emanate dalle autorità competenti.